Pak van de zaak…kan dat?

Deel:

Geregeld staat u voor de spiegel met een mooi mantelpak of kostuum. Een hip kleurtje of stofje met een mooie blouse. Op en top verzorgd allemaal voor uw klanten. De vraag die op komt…”is dit geen pak van de zaak?”

Een heel begrijpelijke vraag. U staat immers thuis niet in uw kostuum of mantelpak op de trampolie tussen de kinderen te stuiteren*. Het kledinggerei is enkel voor “de zaak”. Dus kan de rekening op de zaak…of toch niet?

Loonbegrip
Het begint bij het begrip loon. Alles wat uw bedrijf aan het personeel (waaronder u als dga) verstrekt, is loon. Maar belastingwetten zonder uitzonderingen zijn er (bijna) niet. En gelukkig is hier ook een uitzondering beschikbaar in het begrip “werkkleding”.

De wetgever heeft namelijk ook voorzien dat het eigenlijk te gek zou zijn dat uw medewerker loonbelasting en premies zou moeten betalen over werkkleding, zoals bijvoorbeeld een overall en kaplaarzen die hij alleen op de werkplek gebruikt.  Werkkleding mag u daarom onbelast verstrekken aan uw personeel. Maar is uw “nette pak” ook bedrijfskleding zodat u deze kan aftrekken van de winst zonder dat u er zelf voor belast wordt?

Definitie werkkleding
Om het begrip werkkleding beter te definiëren moeten we nu iets dieper in de materie duiken. Het begrip werkkleding heeft de volgende kenmerken:

• Kleding die (nagenoeg) uitsluitend (90% of meer) geschikt is om bij de dienstbetrekking te dragen; of
• Kleding die is voorzien van een of meer duidelijk zichtbare bedrijfslogo’s met een gezamenlijke oppervlakte van ten minste 70 cm² (per kledingstuk).

Voor een overall zal dit niet zoveel problemen opleveren. Een spijkerbroek zonder logo kan echter niet onbelast worden verstrekt. Die kan men immers ook in de vrije tijd gebruiken.

Betekent dit nu dat alle kleding die niet aan de definitie van werkkleding voldoet, zoals uw keurige gestreepte designkostuum, wordt belast met loonbelasting?

Uitzondering
Als de kleding op het werk (op de zaak) blijft en dus niet door de werknemer (of uzelf) mee naar huis wordt genomen, wordt er ook geen loonbelasting geheven. Dat gaat volgens de letterlijke tekst van de wet zelfs zover dat dit geldt voor alle kleding, dus ook bijvoorbeeld voor een kostuum: als u zich maar omkleedt op kantoor en u er bijvoorbeeld niet mee naar de bruiloft van uw zus gaat.

LET OP: U moet wel kunnen bewijzen dat de kleding op de zaak blijft. Neem geen risico!
De aftrek van btw op gewone kleding zal op verzet van de Belastingdienst stuiten. De btw-aftrek geldt wel als u de kleding helemaal niet privé gebruikt en op het werk laat hangen.

Uitvoeringstips:

1. Laat de kleding op kantoor liggen (in de daarvoor bestemde ruimte);
2. Laat uit nota’s van de plaatselijke stomerij (ook aftrekbaar!) blijken dat de kleren op kantoor worden opgehaald en weer bezorgd;
3. Maak ook aannemelijk dat u de moeite neemt u op kantoor om te kleden: komt u wel eens op de motor of de fiets naar kantoor, dan ligt het voor de hand dat u zich op het werk omkleedt.
4. Zorg dat de rekening van de modewinkel op naam van de zaak staat.

Belangrijk detail is dat u aan zet bent om het aannemelijk te maken. Dat biedt mogelijkheden, maar schept ook verwachtingen.

Naar mijn idee heeft de wetgever hier iets moois neergezet. Heeft u echt werkkleding of kleding die op de zaak achter blijft dan zijn er mogelijkheden om de kosten ten lasten van uw winst te brengen en onbelast te vergoeden. Voldoet u niet aan deze (strenge) voorwaarden dan gaat de wetgever er van uit dat er sprake is van een privé element en heeft dat fiscale gevolgen.   

* Als ervaringsdeskundig kan ik u afraden de trampoline te betreden in een kostuum. Een poging om een salto uit te voeren heeft geresulteerd in een enorme winkelhaak in mijn broek. Voor de nieuwsgierigen onder u … er was geen sprake van werkkleding of kleding op de werkplek aangezien ik het ook op andere gelegenheden draag...droeg.